又是一個(gè)開(kāi)學(xué)季。“每回收到來(lái)自學(xué)生或家長(zhǎng)對(duì)較早付款事項(xiàng)的詢問(wèn)時(shí)，我都非常焦慮。試圖在大量歸檔的文件中找到某個(gè)特定的付款收據(jù)，尤其是過(guò)去的舊單據(jù)，有時(shí)需要花費(fèi)半個(gè)鐘頭。”Helena說(shuō)，“我希望自己能夠迅速回應(yīng)學(xué)生或家長(zhǎng)的詢問(wèn)，我不想讓他們等太久。”

數(shù)據(jù)整理神器柯尼卡美能達(dá)

       Helena任職于一所國(guó)際學(xué)校，該校每月的學(xué)費(fèi)可以通過(guò)直接付款或匯款的方式支付，在完成收款過(guò)程后，所有的付款收據(jù)會(huì)被郵寄到總部進(jìn)行整理和存檔。這不僅讓存儲(chǔ)空間不斷膨脹，也使得文檔檢索效率十分低下。該校曾試圖通過(guò)使用公司的電腦和掃描儀將文檔電子化來(lái)解決這一問(wèn)題，但是這一過(guò)程總未得以實(shí)現(xiàn)。校方負(fù)責(zé)人說(shuō)：“由于每個(gè)掃描的圖像都存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾中，而這些文件夾必須要為不同的學(xué)校分別存儲(chǔ)。實(shí)踐證明，在這項(xiàng)工作中所涉及的龐大工作量是一個(gè)主要的障礙。”

     利用更換多功能復(fù)合機(jī)的機(jī)會(huì)，該校導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)的解決方案，包括彩色多功能復(fù)合機(jī)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施（如服務(wù)器）、用于分類掃描文件的軟件以及文檔管理軟件，用戶只需在掃描付款收據(jù)時(shí)選擇相應(yīng)的學(xué)校文件夾，掃描的文檔就會(huì)自動(dòng)分類并保存到特定的文件夾中，顯著節(jié)省了存儲(chǔ)空間，免去了分類掃描文件的麻煩；將過(guò)去存放在紙箱中的所有付款收據(jù)轉(zhuǎn)化為電子文檔，使得文件搜索能力得以大大改善，并且大幅減少了查詢響應(yīng)時(shí)間。

“現(xiàn)在，文件夾中只存儲(chǔ)最近的付款收據(jù)；過(guò)去存放在紙箱中的所有舊文檔，現(xiàn)在都存儲(chǔ)在主服務(wù)器上。這意味著，我們不必再擔(dān)心存儲(chǔ)空間的問(wèn)題了。” Helena高興地說(shuō)，“一旦收到追溯付款收據(jù)的質(zhì)詢，我們現(xiàn)在可以立即做出響應(yīng)，而無(wú)需讓學(xué)生或家長(zhǎng)等待”。文檔管理解決方案，讓我更迅速地應(yīng)對(duì)工作！

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